La "Legalizzazione" consiste nell'attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un  documento (atti, copie ed estratti), nonché dell'autenticità della firma stessa.

La Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo provvede, per delega del Ministero degli Affari Esteri, alla legalizzazione delle  firme su documenti da e per l'estero.

La Prefettura-U.T.G. legalizza:

• atti e documenti formati in Italia affinché abbiano valore all'estero;
• atti e documenti formati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, affinché abbiano valore in Italia.

I documenti formati o da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità della c.d. Apostille (ovvero un timbro speciale attestante l'autenticità del documento e la qualità legale dell'Autorità rilasciante), in luogo della legalizzazione, fatte salve le esenzioni stabilite da accordi internazionali più favorevoli.

ATTENZIONE:

• La legalizzazione degli atti firmati dai Notai, dai Funzionari di Cancelleria e dagli Ufficiali Giudiziari è di competenza della Procura della Repubblica.
• Legalizzazione firma della Camera di commercio (ex visto UPICA - U.O Regolazione del mercato): si tratta di un visto aggiuntivo col quale viene legalizzata la firma del funzionario della Camera di commercio che ha firmato il certificato di origine o il visto sul documento (visto poteri di firma, visto di conformità della firma o visto di deposito). Può essere anche apposto sul certificato camerale in lingua inglese, ma mai sulle visure. La legalizzazione apposta dalla Camera di commercio non sempre è sufficiente a perfezionare la validità del documento all'estero; i Paesi arabi, in particolare, possono richiedere che il documento vistato e legalizzato dalla Camera di commercio venga ulteriormente vistato da organismi intermedi (es. JIAC) o dal proprio Consolato. Pertanto, le Prefetture non sono più competenti a legalizzare documenti privati, ad eccezione di quelli per i quali è richiesta la cd. "Apostille".

La legalizzazione di atti e documenti formati all'estero e da valere in Italia deve essere effettuata dalla rappresentanza diplomatica o consolare italiana presente nel Paese che ha redatto il documento.