L’autentica delle copie

La norma parla genericamente di “copie” e non specifica “copie cartacee”. In assenza di specifiche limitazioni sulla lettera di incarico, il funzionario potrà anche autenticare copie digitali, oppure da cartaceo a digitale e viceversa.

Le copie digitali richiedono però alcune accortezze, che verranno approfondite in seguito.

La copia non è necessariamente una foto-copia, anche se oggi nessuno si mette più a ricopiare a mano un documento: non c’è alcuna limitazione teorica a ricopiare a penna o a macchina un documento scritto a mano o stampato. Vedasi ad esempio il parere del TAR di Torino (T.A.R. Piemonte Torino, Sez. II, sent. 07/05/2007 n. 2054), laddove ritiene che la legge «non prevede che la copia debba essere "effettivamente conforme" ma mira ad un risultato sostanziale».

A differenza dell’autentica di sottoscrizione, che per le limitazioni intrinseche comporta la lettura del documento e la valutazione sulla competenza, per l’autentica di copia non è previsto alcun limite funzionale, né verifica del contenuto.

L’unico limite consiste nel fatto che occorre partire da un originale, non è ammessa la copia di copia.

Il funzionario incaricato dell'autenticazione pertanto si limita a ricevere una copia, verificare che sia identica al documento originale e che sia completa (ad esempio potrebbero esserci scritte a matita o comunque più leggere che non compaiono nella copia), quindi procedere a dichiararla autentica.

Limitandosi a dichiarare che la copia è uguale all’originale, non vi sono limiti a procedere anche su un documento redatto in lingua straniera, purché si sia sicuri che la copia è identica.

Nel caso in cui non vi sia la certezza assoluta che il documento mostrato in visione sia effettivamente un originale, o se la copia non risultasse identica all'originale, l'autentica non potrà essere effettuata.

Se il documento è composto da più fogli verrà siglato ogni singolo foglio

La copia parziale

Può accadere che di un documento serva solamente la copia di una parte limitata. In tal caso tale richesta verrà specificata e circostanziata nel corpo dell'autenticazione, fermo restando che le pagine di cui si chiede l'autenticazione dovranno essere copiate per intero, non è consentitocoprirne una o più parti.

Mentre sulla copia è corretto indicare i “fogli”, indipendentemente dal fatto che siano utilizzati su un solo lato o su entrambi, dato che lo scopo è di garantire che il documento sia completo, sulla copia parziale verranno indicate di quante pagine è composto l’originale.

Non ci sono problemi a realizzare le copie da un solo lato anche se l’originale è fronte/retro, o viceversa.

Attenzione che “copia parziale” si può anche riferire alla perdita di informazioni nella copia: se un originale è a colori e la copia in bianco e verrà specificato.

Individuazione del documento originale

In relazione alla possibilità di autenticare quali conformi all’originale (art.18 del dPR 445/2000), documenti i cui “originali” non sono chiaramente definibili in quanto tali, si specifica che la normativa inerente l'autentica delle copie di atti e documenti si limita a stabilire che "le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento" (art. 18 d.P.R. n. 445/2000). E ancora, che "Essa (la copia) consiste nell'attestazione di conformità con l'originale".

Da quando le copie autenticate dal funzionario comunale possono riguardare anche atti negoziali privati e possono anche essere presentate ai privati "che vi consentono" (art. 2 d.P.R. n. 445/2000), l'unico requisito necessario e indispensabile, affinché il funzionario incaricato dal sindaco proceda all'autenticazione della copia di un atto, è il fatto che tale copia sia conforme all'originale.

Di conseguenza, l'unico valido motivo che ha il funzionario incaricato dal Sindaco per rifiutare l'autentica di un atto o documento è la mancata esibizione dell'originale; ulteriore conseguenza è il fatto che il funzionario incaricato dal Sindaco, nella sua qualità di pubblico ufficiale, può e anzi, deve, rifiutare di autenticare un atto se crede di non avere elementi sufficienti per ritenere il documento esibito un vero atto "originale".

Cosa debba intendersi per atto originale è di norma relativamente facile, ma in alcune circostanze risulta difficile, se non impossibile, avere elementi sufficienti (es. la firma, un timbro, la scrittura manuale, ecc.). Nell’epoca dalla riproducibilità tecnica del documento, sia esso analogico od elettronico, tali difficoltà si amplificano in quanto a volte è del tutto impossibile distinguere un originale da una copia.

A questo punto le soluzioni che si prospettano sono:

1. il documento elettronico prodotto in formato analogico è sempre un originale, in quanto lo consentono  le modalità e le tecnologie di riproduzione, allora in tal caso non vi è necessità di alcuna autentica, perchè la possibilità di produrre un numero infinito di originali rende inutile e dispendioso tale procedura;
2. il documento elettronico prodotto in formato analogico, o il documento analogico riprodotto, è una copia, allora in questo caso  non è possibile ricavarne una copia da autenticare;
3. il documento elettronico prodotto in formato analogico, o lo stesso documento analogico “originale” non è distinguibile se originale o copia, in tal caso il funzionario incaricato non sarà in grado di effettuare un’autentica di copia, in quanto il necessario presupposto è la presa visione di un documento che, senza ombra di dubbio, possa essere definito come originale. Inoltre non può valere il fatto che l'interessato apponga su uno dei documenti la dicitura "originale"; se bastasse questo, allora non servirebbe l'autentica della "copia", ma basterebbe scrivere: "originale" anche sul secondo documento.

Nell’impossibilità da parte del funzionario incaricato di effettuare un’autentica di copia, può essere adottata la soluzione prevista dall'art. 19 del DPR 445/2000: ovvero dovrà essere l'interessato a dichiarare, con apposita dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, che il documento allegato è conforme all'originale riprodotto da file o altro, a seconda dei casi, magari indicando l'ubicazione della banca dati da cui il file è riprodotto.

Questa soluzione può essere adottata ogni qual volta si intenda autenticare copie di registri o documenti redatti a stampa o anche su supporto informatico e senza che tale documento necessita di una firma o di un elemento distintivo del suo carattere di "documento originale".

Tale forma di autentica deve essere accettata da tutti gli Enti pubblici a cui il documento autenticato è rivolto, in caso di rifiuto incorrono nelle pene previste dall’art.74 del d.P.R. n. 445/2000 (violazione dei doveri d’ufficio); i privati invece possono anche non accettarla.

E' necessario rivolgersi all'ufficio anagrafe, all'ufficio che detiene un atto originale o all'ufficio a cui deve essere consegnata la copia da autenticare

L'autentica di copia è soggetta al pagamento dell'imposta di bollo (Euro 16,00), a meno che non sia prevista un'esenzione di legge, che deve essere espressamente dichiarata da chi richiede l'autentica.

Nel caso di autentiche da digitale ad analogico, il pagamento dell'imposta di bollo segue le medesime regole dell'autentica tradizionale.

Nel caso di autentica da analogico a digitale dovranno essere apposte un numero di marche corrispondenti al documento analogico (poiché è impossibile apporre una marca su un file, si potrà apporre l'imposta virtuale oppure si apporranno le marche sul foglio di relata prima della scansione).

Nel caso di autentica da digitale a digitale, il punto non è stato pienamente chiarito dal c. 594 della Legge n. 147/2013: "Dopo la nota 1-quater all'articolo 4 della tariffa, parte prima, annessa al decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, è aggiunta la seguente: «5. Per gli atti e provvedimenti rilasciati per via telematica l'imposta di cui al comma 1-quater è dovuta nella misura forfettaria di euro 16,00 a prescindere dalla dimensione del documento».", che sembra più pensata per documenti originati dalla PA ed in qualche modo spediti in forma elettronica che non a coprire tutti i casi di documento informatico.

Tuttavia, in mancanza di una norma specifica e nell’impossibilità materiale di valutare il numero di pagine e righe di alcuni file digitali, come audio, video e immagini di grandi dimensioni, si ritiene che sia l’unico riferimento applicabile in via analogica, per cui si potrà richiedere il bollo virtuale ,oppure stampare una copia cartacea della relata d’autentica ed apporre fisicamente la marca.

Nel caso di copie da far valere presso la Pubblica Amministrazione o aziende fornitrici di servizi pubblici l'autentica può essere sostituita da una Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà per copie allegando la fotocopia di un documento d'identità valido, non comportando così alcun costo. La validità del documento autenticato è la stessa del documento originale.

L'autentica di copie nel mondo digitale: dal file alla carta

La possibilità che un documento digitale sia riperodotto in formato analogico su carta, è previsto dall'art.23 del Codice dell'Amministrazione Digitale.

Dalla lettura dell’articolo si notano immediatamente due aspetti:

• Non è obbligatorio che il documento digitale abbia una qualche forma di sottoscrizione, dato che la norma è molto chiara nel dire “anche” con firma, dunque non c’è alcuna limitazione in questo senso.
• Non si parla di “originale”, dato che nel mondo informatico questo concetto è molto più sfumato, per non dire inesistente, rispetto al mondo fisico. La stampa su carta sarà pertanto una “fotografia”, per così dire, di un determinato documento informatico in un determinato momento.

Ciò premesso, può essere richiesto di dichiarare che la stampa è equivalente a quanto compare su un documento digitale. Il concetto è analogo ad un documento cartaceo, ma nella pratica ci sono alcune peculiarità da considerare. Se il file, che viene presentato o che viene chiesto di raggiungere su un sito WEB, è facilmente stampabile, non ci sono problemi, si tratterà di stamparlo e di dichiarane la conformità.

Tuttavia capita sovente che il documento elettronico sia tratto da una pagina web, che per sua natura evolve in fretta. Immaginiamo, ad esempio, che qualcuno si ritenga diffamato da un articolo pubblicato su un giornale on-line, e che quindi venga richiesto di stamparlo e di dichiararne la conformità per poterlo usare in giudizio.

Anzitutto, molto probabilmente verremmo a perdere il colore. Poi possono esservi pubblicità che compaiono a rotazione, in modo casuale, oppure in base ai gusti presunti di chi accede. Può quindi accadere che la stessa pagina, stampata da due browser diversi (che, a volte, possono anche fornire visualizzazioni leggermente diverse o non far comparire qualche elemento a seconda delle versioni), porti non solo a visualizzazioni non identiche, ma ometta qualche parte.

Non parliamo poi di eventuali filmati o suoni, che chiaramente non possono essere riprodotti con la stampa, né dei link, che nella stampa grafica perdono l’informazione relativa al collegamento che attivano nel mondo informatico (e che possono essere presenti anche in documenti di testo, non solo su pagine WEB).

In tutti questi casi si può certamente procedere comunque, ma siamo nel caso di una copia parziale, che deve essere dichiarata.

La norma specifica “in tutte le sue componenti”, il che sembrerebbe escludere la copia parziale. In realtà, anzitutto, ciò va letto in combinato disposto col d.P.R. 445/2000, in secondo luogo è normalmente inteso sulle parti essenziali per la finalità giuridica che si vuole raggiungere, ovvero a “tutte le componenti oggetto dell’autentica”: nell’esempio dell’articolo, la validità si ha se esso è completo, se invece un autore di musica si sentisse leso perché un sito propone una sua colonna sonora senza averne i diritti, chiaramente una stampa su carta non servirebbe a nulla. L’importante è definire comunque ciò che si è stampato e quali eventuali discrepanze ci sono rispetto al documento informatico “originale”.

E’dunque essenziale che tutte le componenti stampate siano conformi all’originale elettronico, e che le esclusioni siano espressamente dichiarate.

Potrebbe essere richiesto di scaricare un documento lungo, ad esempio lo statuto di una Società o Associazione, del quale occorre solamente la copia su carta di alcuni articoli. Certamente si potrà procedere alla stampa delle sole pagine interessate, dichiarando che si tratta di una copia parziale. Non sarebbe invece ammissibile tagliare o occultare delle parti all’interno della pagina.

La conformità

Da queste premesse, si evince che non è sufficiente la dicitura relativa alle copie cartacee classiche, ma occorre circostanziare meglio la situazione. Si ricorda che il d.P.R. n. 445/2000 prevede un set minimo di informazioni sull’autentica di copia, ma non prevede né una forma specifica né un massimo. Innanzitutto, si tratta di distinguere se è stato stampato un file portato dall’utente, ad esempio su chiavetta USB, oppure se si tratta di una stampa ottenuta direttamente dal WEB.

L’altro punto importante è l’eventuale presenza o meno di una firma elettronica (ad esempio se il file è protetto da password, che ci deve essere comunicata) o digitale, con o senza marca temporale.

A differenza della copia classica, è molto importante indicare anche l’ora, in modo dettagliato e soprattutto il più possibile preciso: soprattutto sul WEB tutto cambia in fretta, per cui una pagina o un qualunque documento può cambiare dopo pochi minuti, per non dire dopo pochi secondi, e quindi si deve dare atto che, ad esempio, uno statuto societario, una delibera di un Ente pubblico, un regolamento sono stati stampati ad un determinato orario. Infine si dovranno definire eventuali parti mancanti.

L'autentica di copie nel mondo digitale: dalla carta al file

La possibilità che un documento analogico sia riperodotto in formato elettronico, è previsto dall'art.22 del Codice dell'Amministrazione Digitale.

La conformità

Questa procedura è relativamente semplice: si tratta di presentare un qualunque documento cartaceo, che dovrà essere scansionato, a cui verrà aggiunta dal funzionario incaricato la relata di autentica. In teoria timbro e firma sarebbero inutili, dato che dovrà essere apposta la firma digitale di chi effettua l'autentica, unico metodo legale per firmare veramente un documento digitale.

Valgono inoltre le considerazioni già espresse, ovvero se l’originale fosse a colori e lo scanner solamente in toni di grigio (caso sempre più raro) si dovrà darne atto.

L'autentica di copie nel mondo digitale: da digitale a digitale

In tal caso lì'autentica può essere eseguita se il documento elettronico da dichiarare autentico si può acquisire con le normali dotazioni d’ufficio e le normali conoscenze informatiche che sono oggi richieste a qualunque impiegato, altrimenti il cittadino potrà rivolgersi alla polizia postale o comunque risolvere in altro modo la questione.

Se invece l’operazione è semplice è possibile stampare la pagina Internet in pdf anziché su carta, oppure si potrà scaricare il file nel formato disponibile, che sia un pdf, o un audio, o un video, aggiungere la relata di autentica, e firmarlo digitalmente da parte del del funzionario incaricato.

Si potrà anche accettare un file portato dal cittadino, naturalmente in questo caso si attesterà che la copia digitale è conforme all’originale elettronico esibito direttamente dal cittadino senza nulla attestare sulla provenienza da WEB, dato che non è possibile accertare l’autenticità dell’affermazione, né di dare indicazioni sul software usato per scaricarlo.

Per il contenuto dell’autentica, si rimanda alle considerazioni già espresse per la copia cartacea di documento digitale, aggiungendo il formato del file copiato, che potrà essere uguale o meno al file sorgente, nonché l'indicazione dell’ora, del sito da cui il documento è stato ricavato, del software usato per visualizzarlo/scaricarlo.

Il valore di una copia digitale non autenticata

Da tutti questi casi, dovrebbe risultare evidente una considerazione riguardo al valore di una copia digitale non autenticata, nonché relativamente al valore di una firma olografa su un documento scansionato.

Così come una fotocopia, un file o una stampa non dichiarata conforme da un pubblico ufficiale ha poco valore. Questo non significa che non valga assolutamente nulla, ma significa che ha un valore residuale se non viene espressamente disconosciuta, ai sensi dell’art. 2719 c.c: le copie fotografiche di scritture hanno la stessa efficacia delle autentiche, se la loro conformità con l'originale è attestata da pubblico ufficiale competente ovvero non è espressamente disconosciuta.

In pratica, una fotocopia non autenticata può essere riconosciuta dalla controparte come conforme all’originale, nel qual caso assume pieno valore, oppure essere disconosciuta, dato che non ci vuole molto a ritagliare una firma ed incollarla su un altro foglio da fotocopiare, oppure a togliere o aggiungere qualche frase. Nel mondo digitale è ancora più facile, è questione di un attimo trovare sul WEB le firme di personaggi famosi, oppure ricavare con lo scanner la firma che interessa ed inserirla su di un documento.

Dunque una firma olografa su di un file digitale non vale assolutamente nulla, e ciò che fa fede è la firma digitale.