Certificare

Dal latino certum-facere, rendere certo. Ma cosa rendiamo certo? Si certifica una verità di atto, non una verità assoluta:

se si certifica che Tizio è nato il 1° gennaio 1999, si certifica perché esiste un atto che lo attesta;

se ad una certa data si certifica che Caio è di stato libero, lo si può fare anche se si è sposato il giorno prima e il suo atto di matrimonio non sia stato ancora redatto;

se si certifica che un cittadino straniero ha 3 figli lo si può fare solo se i figli sono registrati all'anagrafe come tali, in quanto è stata presentata documentazione che lo attesta.

In tutti questi casi la certificazione è corretta in quanto riporta quanto contenuto nei relativi atti o registri, anche se tali dati non corrispondono più alla realtà.

Tuttavia, l’art. 1 lett. f del d.P.R. 445/2000 afferma che il certificato è “il documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione o partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche”.

I registri, gli atti, la documentazione cartacea sono pertanto la fonte primaria, ma l’ultima condizione, quel “comunque accertati”, lascia spazio ad un certo margine di manovra da parte del pubblico ufficiale: se questi viene per caso a conoscenza di uno stato, di un fatto, oppure si ha qualche dubbio sull’effettiva correttezza di un atto o di un registro, è ovviamente doveroso che siano attivate delle verifiche.

La decertificazione: un po' di storia

Al di là del certificato ufficiale, però, ci sono stati molti interventi del Legislatore per ridurre al minimo la necessità di emettere documenti che comprovino la verità di uno stato o di un evento.

• 1957 - “L’amministrazione non può richiedere al privato atti o certificati concernenti fatti o circostanze che risultino attestati in documenti già in possesso o che essa stessa sia tenuta a certificare.” (d.P.R. 678/57, art. 2, c. 2).
• 1968 - “Le singole amministrazioni non possono richiedere atti o certificati concernenti fatti, stati e qualità personali che risultino attestati in documenti già in loro possesso o che esse stesse siano tenute a certificare.” (L. 15/68, art. 10).
• 1990 - “Gli atti, fatti, qualità e stati soggettivi, necessari per l’istruttoria di un procedimento, sono acquisti d’ufficio quando sono in possesso dell’amministrazione procedente, ovvero sono detenuti, istituzionalmente, da altre pubbliche amministrazioni.” (L. 241/90, art. 18).
• 2000 - Il D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 “Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa” ha regolato l’autocertificazione.

La decertificazione dal 2012

A seguito della entrata in vigore della legge di stabilità (L. 183/2011), dal 1° gennaio 2012, agli uffici pubblici è vietato rilasciare certificati per provare stati, fatti e qualità personali da esibire ad altre pubbliche amministrazioni ed ai privati gestori di pubblici servizi (art. 40, d.P.R. n. 445/2000).
Pertanto i cittadini, nei rapporti con gli organi della Pubblica Amministrazione e i gestori di pubblici servizi, NON POTRANNO UTILIZZARE CERTIFICATI (che avranno valore giuridico solo se utilizzati nei rapporti con altri privati) e si assumeranno l’onere della prova amministrativa di stati, fatti e qualità personali tramite dichiarazioni sostitutive dell’atto notorio (art. 47 d.P.R. n. 445/2000) o di certificazioni (art. 46).
Ciò significa non solo che non si potrà più chiedere al privato cittadino di recarsi all’ufficio anagrafe per ottenere un certificato da produrre ad un altro ufficio pubblico o ad un gestore di servizio pubblico, ma significa anche che non potranno neppure essere chiesti certificati direttamente all’ufficio anagrafe.
Se le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi lo faranno, otterranno un documento non valido e quindi nullo, o quanto meno , inefficace.

La differenza con la normativa introdotta nel 2011 con la Legge n.183, è stata che prima le modalità erano alternative: o si accettava un certificato o si chiedeva d’ufficio. Oggi Pubbliche Amministrazioni e gestori di pubblici servizi NON POSSONO accettare certificati, possono solamente operare d’ufficio, e comportamenti non coerenti con tali disposizioni rappresentano delle violazioni dei doveri d'ufficio ai sensi dell'art.74 del d.P.R. n.445/2000).

La violazione dei doveri d'ufficio costituisce certamente comportamento sanzionabile dal punto di vista disciplinare.

Inoltre, vi possono essere anche aspetti di rilevanza penale, giacchè la violazione dei doveri d'ufficio, così come configurata dall'articolo 72, comma 2, del testo unico appare illecito penale ai sensi dell'articolo 328, comma 2, del codice penale.

Le certificazioni rilasciate dagli Uffici Anagrafici potranno essere richieste nell’ambito dei rapporti con soggetti privati (banche, imprese, assicurazioni, società sportive, etc.) ma anche in questi casi sarà possibile far valere l’autocertificazione.

Sulle certificazioni amministrative da produrre ai soggetti privati sarà apposta, a pena di nullità, la dicitura: “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi “.

Naturalmente il discorso non si applica agli stranieri, per i documenti di competenza del loro Stato. Per i dati registrati in Italia vale invece lo stesso approccio.
Questo deriva dal fatto che il Pubblico Ufficiale italiano non ha alcuna competenza a chiedere documenti a Stati esteri: se ha bisogno di un’informazione relativa ad un cittadino italiano, deve essere richiesto dov’è conservata, tanto che sia un Ente sul territorio italiano quanto un Consolato italiano all’estero.
Se però uno straniero deve produrre qualcosa che riguarda il suo Stato, starà a lui attivarsi; ad esempio il nulla-osta al matrimonio ai sensi dell’art 116 del Codice Civile deve essere prodotto dall’interessato/a, non richiesto dall’Ufficiale dello Stato Civile.

Anche i privati devono accettare l'autocertificazione

Con il d.L. n.76/2020, convertito con L. n.120/2020, sono state apportate importanti modifiche all'art.2 del d.P.R. n.445/2000, ed è stato introdotto L'OBBLIGO ANCHE PER I PRIVATI DI ACCETTARE L'AUTOCERTIFICAZIONE.

Di conseguenza chiunque potrà richiedere una semplice comunicazione o un accesso telematico ai dati qualora ciò sia richiesto per la verifica delle dichiarazioni sostitutive di certificazione dei cittadini. La richiesta dovrà riportare un esplicito riferimento all'autocertificazione (art. 46 del d.P.R. n.445/2000) e ai successivi controlli previsti dall'art. 71.
Eseguire controlli significa poter avere sia la conferma del dato sia il dato corretto o integrato qualora quanto riportato dal cittadino si riveli errato o incompleto. Naturalmente, come già avviene tra le P.A., si potrà comunque rilasciare un’informativa o un certificato, ricordando però che tale modalità è semplicemente sostitutiva o integrativa della verifica dell’autocertificazione, e deve sempre essere totalmente gratuita.

Dal punto di vista dei controlli sulle autocertificazioni, trovano applicazione anche ai privati le nuove disposizioni introdotte all'art. 71 del d.P.R. n.445/2000, relative ai controlli. Il nuovo comma 1 prevede, infatti, un’attenuazione dell’obbligo di controlli, che ora dev’essere proporzionato “al rischio e all’entità del beneficio”: "Le amministrazioni procedenti sono tenute ad effettuare controlli idonei anche a campione in misura proporzionale al rischio e all'entità del beneficio, e nei casi di ragionevole dubbio, sulla veridicità delle dichiarazioni di cui agli artt. 46 e 47, anche successivamente all'erogazione dei benefici, comunque denominati, per i quali sono resi le dichiarazioni.”.

A tutti i cittadini. Per i cittadini stranieri è possibile autocertifciare solo documenti che siano rilasciati dalla pubblica amministrazione italiana o, se si tratta di cittadini dell'U.E., che sia possibile verificare direttamente presso l'Autorità straniera che detiene i dati certificabili.

Relativamente ai controlli delle autocertificazioni, possono usufruirne tutti i soggetti pubblici e privati

L'autocertificazione e l'attività di controllo della stessa non è soggetta ad alcun costo.

L’autocertificazione, come spesso viene definita la dichiarazione sostitutiva di certificazione, è regolata dall’art. 46 del d.P.R. 445/2000, il quale afferma che sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all'istanza, sottoscritte dall'interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni i seguenti stati, qualità personali e fatti:

1. data e il luogo di nascita;
2. residenza;
3. cittadinanza;
4. godimento dei diritti civili e politici;
5. stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
6. stato di famiglia;
7. esistenza in vita;
8. nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;
9. iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
10. appartenenza a ordini professionali;
11. titolo di studio, esami sostenuti;
12. qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
13. situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
14. assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;
15. possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
16. stato di disoccupazione;
17. qualità di pensionato e categoria di pensione;
18. qualità di studente;
19. qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
20. iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
21. tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
22. di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
23. di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
24. qualità di vivenza a carico;
25. tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;
26. di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

Detto elenco è esaustivo, chiuso, per cui non appare corretto aggiungere altre dichiarazioni non ricomprese nella lista.

Certo, si potrà aggiungere una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, una dichiarazione di conoscenza aggiuntiva, come previsto dal successivo art. 47.

Peraltro non risulta nessun divieto e produrre un documento contestuale, che comprenda tanto un’autocertificazione quanto una dichiarazione sostitutiva in un unico documento. Il fatto che il Legislatore specifichi che dette dichiarazioni possono essere contestuali all’istanza, può essere inteso tanto nel senso che può essere preparata sul momento, quanto, soprattutto, che un’istanza del tipo “il sottoscritto, nato a.., residente in... chiede …” già costituisce implicita autocertificazione di nascita e residenza.

Gli stranieri

Tutto il discorso si applica solo agli italiani, oppure anche agli stranieri? Stranieri UE o extra UE?

Anzitutto bisogna comprendere che gli Stati esteri, tanto europei quanto extra UE, hanno una loro legislazione specifica, per cui se un cittadino chiede un certificato per un Comune o altro Ente pubblico estero ha tutto il diritto di ottenerlo, dato che non è detto che in altri Paesi esista l’autocertificazione.

Si emetterà dunque un certificato “valido per l’estero”, contenente tutti i dati previsti dalla nostra normativa.

Viceversa, ricordiamo che l’autocertificazione non esime dalla possibilità di verifica, per cui se uno straniero autocertifica uno stato verificabile in Italia, ad esempio un titolo di studio ottenuto in un Istituto italiano, non ci sono problemi ad accettarla, sempre che non si sia già operato d’ufficio ad acquisire l’informazione.

Se invece i documenti a supporto si trovano solamente all’estero, questo esula dalla competenza dell’ufficiale d’anagrafe e lo straniero dovrà dunque procurare un certificato del proprio Stato, naturalmente tradotto e apostillato o autenticato, a seconda delle convenzioni in essere con il Paese che lo emette.

Attenzione: il documento deve essere in regola con le convenzioni in essere con il Paese che lo emette, che può non essere necessariamente quello di origine: se un cittadino cinese è stato qualche anno in Finlandia, poi si è spostato in Perù, poi è venuto in Italia ed esibisce certificati cinesi, finlandesi e peruviani, questi devono essere in regola con gli accordi relativi ad ogni Stato, non tutti riferiti alle regole in essere con la Cina.

C’è un problema con la verifica delle situazioni dichiarate da cittadini dell’Unione: il Legislatore, forse pensando che lo scambio di informazioni all’interno dell’UE sarebbe diventato più agevole in poco tempo, ha infatti previsto, all’art. 3 del D.P.R. 445/2000, che:

“1. Le disposizioni del presente testo unico si applicano ai cittadini italiani e dell'Unione europea, alle persone giuridiche, alle società di persone, alle pubbliche amministrazioni e agli enti, alle associazioni e ai comitati aventi sede legale in Italia o in uno dei Paesi dell'Unione europea.

2. I cittadini di Stati non appartenenti all’Unione regolarmente soggiornanti in Italia, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani.”.

Non può essere dato per scontato che le informazioni possano essere ottenute dagli enti pubblici dei paesi dell'U.E., neache tramite i Consolati italiani all'estero, anzi è probabile che le informazioni non sia possibile ottenerle. In tal caso i cittaddini dell'U.E. dovranno presentare la documentazione rilasciati dai rispettivi paesi di appartenenza.