Gli atti di nascita, matrimonio, unione civile e morte formati nel Comune in cui tali fatti accadono, sono trasmessi d’ufficio al Comune di residenza degli interessati per la loro trascrizione nei rispettivi registri di Stato Civile.
Nei comuni di trascrizione degli atti è possibile richiedere certificati ed estratti come nei Comuni dove si trovano gli atti originali.
E' anche possibile per i cittadini italiani e per gli atti formati all'estero, chiedere direttamente la trascrizione degli stessi in Italia invece che chiedere che siano le rappresentanze italiane all'estero a richiederlo (si veda la circolare del Ministero dell'Interno n.8 del 12/06/2019), così come per i cittadini stranieri richiedere nel Comune di residenza la trascirzione nei registri di stato civile italiani, di atti di stato civile formati all'estero.
Il matrimonio concordatario e la sua trascrizione
Devono essere trascritti nei registri di matrimonio dei comuni di residenza degli sposi, i matrimoni contratti con rito religioso secondo quanto previsto dalle norme sul concordato tra Stato e Chiesa cattolica.
Come per il matrimonio civile, occorre che la celebrazione sia preceduta dalle pubblicazioni da effettuarsi, oltre che presso la parrocchia degli sposi, anche presso la casa comunale secondo le norme del codice civile e dell'ordinamento di stato civile.
Trascorsi tre giorni dal compimento del termine per le pubblicazioni, l'ufficiale di stato civile, ove non gli sia stata notificata alcuna opposizione e nulla gli consti ostare al matrimonio, rilascia un certificato, in cui dichiara che non risulta l'esistenza di cause che si oppongano alla celebrazione di un matrimonio valido agli effetti civili.
La celebrazione è regolata quasi esclusivamente dalle norme del diritto canonico. La legge civile prevede niente adempimenti per il prodursi degli effetti civili, ma essi vengono compiuti soltanto dopo la celebrazione. Questi adempimenti consistono nella lettura agli sposi, da parte del ministro del culto, degli artt. 143, 144 e 147 del codice civile (riguardanti i diritti e doveri dei coniugi) e nella redazione da parte del parroco dell'atto di matrimonio in duplice originale, il secondo dei quali destinato ad essere trasmesso all'ufficiale di stato civile.
Nell'atto possono essere inserite le dichiarazioni dei coniugi consentite secondo la legge civile (scelta del regime patrimoniale di separazione dei beni ed il riconoscimento di un figlio naturale).
L'atto di matrimonio, formato dal celebrante e sottoscritto dagli sposi e dai testimoni, deve essere trasmesso entro cinque giorni all'ufficiale di stato civile per la trascrizione nei registri di stato civile, trascrizione che ha efficacia costitutiva del vincolo nell'ordinamento italiano. L'ufficiale di stato civile effettua la trascrizione e ne dà notizia al parroco.
La trascrizione opera retroattivamente: gli effetti civili del matrimonio si producono quindi dal giorno della sua celebrazione. In presenza di impedimenti inderogabili secondo la legge civile, la trascrizione non può avere luogo. Se il termine di cinque giorni non viene rispettato, si ha trascrizione tardiva che però è ammessa solo su richiesta concorde dei coniugi o su richiesta di uno solo di essi, ma con la conoscenza e senza l'opposizione dell'altro. Non è ammessa la trascrizione post mortem.
La trascrizione di atti di Stato Civile formati all'estero
La trascrizione degli atti di stato civile (nascita, matrimonio, ecc.), formati all’estero secondo le norme stabilite dalla legge del luogo riguardanti i cittadini italiani, può essere richiesta dal diretto interessato al comune competente (di residenza), presentando copia degli stessi (eventualmente quella utilizzata per l’acquisto della cittadinanza se esibita entro l’anno di concessione della cittadinanza, altrimenti una nuova copia) debitamente legalizzati dal Consolato e relativa traduzione in italiano anch’essa legalizzata dal Consolato.
La legalizzazione non riguarda solamente l'atto formato all'estero dall'autorità estera, ma anche la firma del traduttore: anche in questo caso si tratta di adempimento indispensabile che deve risultare in calce alla traduzione stessa.
Trascrizione atti di stato civile formati all'estero relativi a cittadini stranieri
Su richiesta dei cittadini stranieri residenti in Italia possono essere trascritti, nel comune dove essi risiedono, gli atti di stato civile che li riguardano formati all'estero.
Tali atti devono essere presentati unitamente alla traduzione in lingua italiana e alla legalizzazione, ove prescritta, da parte della competente autorità straniera.
Le trascrizioni di Stato Civile sono meramente riproduttive di atti stranieri in quanto estranee all'ordinamento giuridico italiano. Di conseguenza, su tali trascrizioni non si effettuano annotazioni, fatta eccezione per il regime patrimoniale, né delle stesse è possibile rilasciare estratti e certificati ma, eventualmente, solo copia integrale al diretto interessato secondo quanto disposto dalla circolare n. 2 del Ministero dell'Interno del 26 marzo 2001.
Se il cittadino straniero subisce un cambiamento di generalità, secondo l'ordinamento dello Stato di appartenenza, le nuove generalità, opportunamente certificate dalla competente autorità straniera, dovranno essere riportate sugli atti anagrafici mentre, sugli atti di stato civile formati all'estero e trascritti sui registri di stato civile non si possono riportare variazioni mediante apposizione di annotazioni.
L'ufficiale di Stato Civile potrà, invece, se richiesto dall'interessato, procedere alla trascrizione dell'atto formato all'estero come aggiornato nel Paese di cui il richiedente è cittadino secondo le norme colà vigenti.
Consulta l'elenco dei Paesi aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 (per gli ultimi aggiornamenti, consulta il sito)